Eines i mecanismes de control documental : Fundació Casa Museu Llorenç Villalonga, Pare Ginard i Blai Bonet

Abstract

Avui en dia, les institucions encarregades de vetllar pel patrimoni documental han de cercar solucions per intentar garantir el control documental. En aquest projecte proposem tres eines o mecanismes de control documental. En primer lloc, tenim el nivell que podríem definir com estructural: els quadres de classificació. Aquestes eines ens permetran disposar d'una estructura orgànica de la documentació, i d'un primer instrument de classificació documental. En segon lloc, tenim el nivell macro o de gestió documental. Aquest instrument ens permetrà gestionar la documentació mitjançant la implementació d'una base de dades (BD) relacional integrada en la pàgina web de l'organització. I finalment, tenim el nivell micro o de descripció documental. Aquesta eina ens possibilitarà descriure la documentació definint els descriptors (lliures o controlats) de la BD relacional. Aquí serà quan entrin en escena els tesaurus. L'objectiu d'aquest projecte és proporcionar un model que no només sigui aplicable al cas concret de la Fundació Casa Museu Llorenç Villalonga, Pare Ginard i Blai Bonet. L'objectiu és crear un model estàndard extensible a altres institucions encarregades de gestionar el patrimoni literari.

Hoy en día, las instituciones encargadas de velar por el patrimonio documental deben buscar soluciones para intentar garantizar el control documental. En este proyecto proponemos tres herramientas o mecanismos de control documental. En primer lugar, tenemos el nivel que podríamos definir como estructural: los cuadros de clasificación. Estas herramientas nos permitirán disponer de una estructura orgánica de la documentación, y de un primer instrumento de clasificación documental. En segundo lugar, tenemos el nivel macro o de gestión documental. Este instrumento nos permitirá gestionar la documentación mediante la implementación de una base de datos (BD) relacional integrada en la página web de la organización. Y por último, tenemos el nivel micro o de descripción documental. Esta herramienta nos posibilitará describir la documentación definiendo los descriptores (libres o controlados) de la BD relacional. Aquí será cuando entren en escena los tesauros. El objetivo de este proyecto es proporcionar un modelo que no sólo sea aplicable al caso concreto de la Fundació Casa Museu Llorenç Villalonga, Pare Ginard i Blai Bonet. El objetivo es crear un modelo estándar extensible a otras instituciones encargadas de gestionar el patrimonio literario.

Today, the institutions responsible for ensuring the documentary heritage should try to find solutions to ensure document control. In this project, we propose three tools or control mechanisms documentary. First, the level that we might define as structural classification tables. These tools allow us to have an organizational structure of documents and a first document classification tool. Secondly, we have the macro level or document management. This instrument will allow us to manage documents by implementing an integrated relational database (DB) on the website of the Foundation. And finally, we have the micro-level description or documentary. This tool will allow us to describe the documentation defining descriptors (controlled or free) relational DB. Here is when entering the scene thesaurus. The aim of this project is to provide a model that is not only applicable to the case of the Foundation. The aim is to create a standard model available to other institutions in charge of managing the literary heritage.